TOP

Goed werkgeverschap: Hoe ontwikkel je HR-skills? ‘Medewerkers zonder doelen gaan hun eigen doelen stellen’ [deel 5]

Goed personeel is cruciaal als je succesvol wilt ondernemen in de mode- en schoenenbranche. Medewerkers moeten de juiste competenties hebben, maar het is net zo belangrijk dat de winkelier werk maakt van goed werkgeverschap. In deze serie komen alle facetten aan bod. Deze week: hoe ontwikkel je je HR-skills? Suzanna Heuff, INretail: “Medewerkers zonder doelen gaan hun eigen doelen stellen.”

Of je zelf aan de start staat van een nieuwe winkel of deze als volgende generatie overneemt, van personeelszaken heb je als startende ondernemer waarschijnlijk weinig kaas gegeten. Er komen veel nieuwe dingen op je af: het aannemen van geschikt personeel, het opstellen van nieuwe contracten, houden van functioneringsgesprekken, de ontwikkeling van personeel en in het ergste geval krijg je te maken met ziekteverzuim en ontslag. Alsof er nog niet genoeg bij komt kijken.


Verderop in dit artikel de ervaringen van Pieter Lap (Piet Lap Herenmode) bij een reorganisatie van zijn modewinkels en van Annemarie Peters-Kerkof van Schoenmode Kerkhof over de hulp van Inretail.


Nu kun je natuurlijk een HR-manager in dienst nemen, maar in de meeste kleine bedrijven is hier geen budget voor. Wel kunnen taken binnen het bedrijf worden gedeeld, bijvoorbeeld met een manager, secretaresse of administratief medewerker. Zo bespreekt ook ondernemer Annemarie Peters-Kerkof van Schoenmode Kerkhof juridische zaken met haar boekhouder. Mocht het echt te ingewikkeld worden dan roept ze de hulp van INretail in.

Peters-Kerkhof: “Onze boekhouder maakt me attent op (nieuwe) wet- en regelgeving, de dagelijkse zaken regel ik zelf. Wel ben ik van mening dat HR een vak is dat eigenlijk weinig met ondernemen te maken heeft. Het is daarom fijn dat je terecht kunt bij instanties die altijd de antwoorden voor je klaar hebben liggen. Kom ik er zelf niet uit dan schroom ik vooral niet om mijn vraag bij professionals neer te leggen. Ik vind het erg fijn dat ik zowel op de website als bij de ondernemersservice van INretail altijd terecht kan. Zo hebben zij me onlangs ondersteunt bij het opstellen van een nieuw nul-urencontract.”

Op de hoogte zijn

Hoe je personeelszaken ook zijn geregeld, zorg dat je op de hoogte bent van regelgeving, adviseert personeelsadviseur van INretail Suzanna Heuff. “Dit kan door je zelf in te lezen of door informatie in te winnen. De brancheorganisatie voor de retail non-food organiseert jaarlijks inspiratie- en kennissessies. Voor de ondernemer die zelf zijn P&O-zaken regelt maar ook voor de HR-professionals in de branche. Ook bieden we ondernemers workshops over trendinformatie en managementwaardigheden. Bovendien kunnen zij 24/7 bij ons serviceteam terecht voor advies over de cao, het voeren van een professioneel personeelsbeleid, juridische kwesties en marktontwikkeling.”

HR is voor een ondernemer van belang om al zijn zaken goed op orde te hebben, maar een goed personeelsbeleid doe je voor je medewerkers, zegt Heuff. “Die hebben behoefte aan duidelijkheid. Zij willen zekerheid over het aantal uren dat zij kunnen werken en wat de contractduur is. Welke beloning staat hier tegenover en wat zijn de carrièrekansen. Zij willen zich graag zowel persoonlijk als functioneel ontwikkelen, bijvoorbeeld op het gebied van leidinggevende kwaliteiten of social media en computervaardigheden.”

Aandacht voor de werknemer

Een valkuil voor veel ondernemers is dat zij geen tijd investeren in wat het belangrijkste is voor hun winkel: de medewerkers. Het nieuwe verkopen (met de steeds veeleisender en geïnformeerde klant, red.) eist veel van de kwaliteiten van de verkoopmedewerker. Heuff: “Uit recent onderzoek is gebleken dat 65% van de medewerkers zich over tien jaar nog inonze branche ziet werken, puur omdat zij het naar hun zin hebben en passie hebben voor het vak.”

Belangrijke voorwaarden voor werken met plezier zijn volgens haar onder meer aandacht van de werkgever, waardering, een open sfeer, opbouwende feedback, deskundigheidsbevordering en persoonlijke leerdoelen. “Investeer in je medewerker door minstens één keer per jaar een individueel gesprek in te plannen. Bespreek in dit gesprek hoe de medewerker zijn/haar werk ervaart, welke veranderingen hij of zij toejuicht en of er een ontwikkelbehoefte is. Maak hier duidelijk afspraken over. Heeft de medewerker voldoende uitdagingen en is er een goede werk-privébalans?”

Het belangrijkste aan zo’n gesprek is de aandacht voor de medewerker. Niet tijdens het koffiemoment in de ochtend, maar een voorbereid en ingepland gesprek. Moderne werknemers eisen hun rol en willen volgens Heuff betrokken zijn, meedenken over hun baan en de onderneming en vorm geven aan hun positie. “Het is belangrijk om een team samen te stellen dat divers is en waar de mensen elkaar vertrouwen. Samen wil je vanuit de bedrijfscultuur de ervaringen voor de klant onvergetelijk leuk of heel makkelijk maken.”


‘Mensen zonder doelen gaan eigen doelen stellen’


Communicatie is de spil waar alles om draait. “Mensen zonder doelen gaan hun eigen doelen stellen en die kunnen gaan afwijken van die van de ondernemer, met wederzijdse teleurstelling als resultaat.” Wees daarom helder in wat je verlangt van je medewerkers. Hiervoor stel je een functiebeschrijving op; de basis waarop je met elkaar een gesprek voert.

Een belangrijke boodschap waar in de praktijk toch weinig van terecht komt merkt Kerkhof. “Wij vormen met vier mensen een klein team. Als men een vraag of probleem heeft dan trekken ze direct bij ons aan de bel. De lijnen zijn daarin erg kort. Belangrijke punten worden tijdens momenten als de pauze gedeeld en mocht er echt iets zijn dan spreken we een avond met ze af. De loyaliteit en betrokkenheid zijn erg hoog en ik heb niet het idee dat onze medewerkers een vast functioneringsgesprek missen.”

Ook ondernemer Pieter Lap merkt hier weinig animo voor. Piet Lap Herenmode heeft vijf winkels rondom Rotterdam en zo’n 25 medewerkers in dienst. “We hebben het wel geprobeerd, maar medewerkers gaven zelf aan hier weinig voor te voelen. De meesten werken al langer dan tien jaar bij ons en iedereen spreekt ons of de filiaalleiders direct aan voor vragen.”

Samen verantwoordelijk

Met tevreden werknemers en een zaak waarin het ‘z’n gangetje’ gaat, denk je misschien niet vaak na over zaken als ziekteverzuim en ontslag. Gevaarlijk, zegt hoofdredacteur van HRpraktijk.nl Peter van den Hout. “Het is menseigen om zolang het goed gaat je niet druk te maken. Pas als het fout gaat gaan we ermee aan de slag en kunnen zaken vaak niet meer worden teruggedraaid. Een ondernemer heeft ontzettend veel plichten als het gaat om arbeidsovereenkomsten, ziekteverzuim en ontslag. Neem bijvoorbeeld de Wet verbetering poortwachter.

Hierin staat dat de werknemer en werkgever samen verantwoordelijk zijn voor het zo snel mogelijk weer aan het werk gaan bij ziekte. De begeleiding geldt ook als de ziekmelding niets met de werkomgeving te maken heeft. Bij gedwongen ontslag – om economische redenen of disfunctioneren – moeten ondernemers een dossier hebben opgebouwd. Zonder een geschreven rapport, liefst samen met de werknemer opgesteld, heb je geen poot om op te staan.”

Ziekmelding? Schakel een professional in

Bovendien is het wel zo eerlijk naar de medewerker toe om de onvrede kenbaar te maken. Er kan van alles aan de hand zijn. “Het is zaak om hier achter te komen en een verbetertraject in te zetten. Daar zal uiteindelijk ook een rechter naar kijken; heb je de inspanningen verricht om de situatie te verbeteren?” Lap ‘raadt iedereen aan’ om bij ziekmelding hulp van een professional in te schakelen.

De ondernemer met vooral 40-plussers in dienst heeft vaker met de situatie te maken gehad en vertrouwt dan op het werk van Keerpunt, die als arbodienst zieke medewerkers begeleidt en daarbij ook alle administratie uit handen neemt. “Hier hoeven wij ons dus niet mee bezig te houden. Je wilt als ondernemer goed omgaan met zaken als de poortwachters-wetgeving en nu hebben wij naast contact met de medewerker in de vorm van steun, geen omkijken naar de begeleiding.”

Oordeel niet te snel

Naast het inhuren van expertise tipt hij andere ondernemers om zo objectief mogelijk te blijven. “Oordeel een medewerker niet te snel maar ga in gesprek met elkaar. De dingen liggen vaak toch anders dan je in eerste instantie hoort. Een oplossing groeit en is er niet 1,2,3.”

Ook als het gaat om gedwongen ontslag heeft de ondernemer prettige ervaring met het werk van experts. In 2013 werd Lap Herenmode gedwongen tot economische reorganisatie over te gaan. “Op dat moment neemt het UWV de situatie over, die deze analyseert en concludeert dat er iets moet veranderen. Bij ons was de conclusie dat er snel gehandeld moest worden en dat deden ze; binnen een maand was de zaak afgerond. Was dit niet gebeurt dan hadden we wellicht niet meer bestaan.

‘Zelf in de ogen kijken’

Lap vertelt: “We hebben van een derde van de medewerkers en de helft van de vierkante meters afscheid moeten nemen. Het nieuws vertelde ik de medewerkers − die via een afspiegeling van het personeel waren gekozen – zelf. Ik vind dat je ze ook zelf in de ogen moet durven kijken. De overige medewerkers waren natuurlijk geschokt, maar ook blij dat ze hun baan konden houden. In die periode had ik overigens een HR-medewerker in dienst die contact had met INretail. Zij hebben de gehele juridische begeleiding verzorgd middels een advocaat.” Lap is het met Koster eens betreft juridische zaken: “We weten alles over de verkoop van kleding. Maar waar je niets vanaf wilt weten, kun je je beter ook maar niet in verdiepen.”

Economie trekt aan

Net als Lap zien Heuff en Van den Hout de economie gelukkig weer aantrekken en de vraag naar winkelmedewerkers groeien. Des te belangrijker om goed personeel te vinden en betrokken te houden. Van den Hout: “Er zijn op dit moment zo veel banen waardoor het moeilijk is de juiste mensen te vinden. Je imago is erg belangrijk om nieuwe mensen (bijvoorbeeld via social media) te werven. Laat je huidige medewerkers als ambassadeur werken en op feestjes vertellen hoe leuk het is om bij je te werken.”

Investeer je in de ontwikkeling van huidige medewerkers dan ben je in staat mensen langer vast te houden en begin je niet telkens weer van vooraf aan met nieuwe mensen aannemen. Kijk dus ook naar secundaire arbeidsvoorwaarden, opleidingen en doorgroeimogelijkheden. “Onthoud: als mensen stil staan dan staat ook je bedrijf stil”, besluit Heuff. Meebewegen met de klant betekent nieuwe skills voor je medewerkers die ontwikkeld moeten worden. Een HR-medewerker die goed op de hoogte is van behoeften binnen het bedrijf, maar ook de wet- en regelgeving kan je uiteindelijk veel tijd en moeite besparen en houd je gefocust.