Vanaf 1 januari 2012 gaat de nieuwe ‘Code e-mail’ van kracht, die de bestaande codes voor commerciële e-mail aan bedrijven en consumenten vervangt. De Opta en de Reclame Code Commissie gaan vanaf volgend jaar nóg strenger controleren op misbruik bij e-mailmarketing. Bedrijven die zich niet aan de regels houden kunnen flinke boetes krijgen opgelegd, oplopend tot wel 450.000 euro. Om deze torenhoge boetes te voorkomen, maakte Cendris onderstaande checklist:  

1. Geen verschil particulier en zakelijk
Tot nu toe waren zakelijke adressen makkelijker te benaderen dan privé-adressen, maar ook zakelijke e-mailadressen mogen voortaan alleen benaderd worden na expliciete toestemming vooraf.

2. Altijd het bedrijf als afzender
Ontvangers moeten in één oogopslag zien van welke organisatie de e-mail afkomstig is. Reclame versturen met een privé-persoon als afzender (bijvoorbeeld een BN-er uit de reclamecampagne) mag alleen als ook het bedrijf erbij wordt vermeld.

3. Geen ‘no reply-adres’
E-mails moeten altijd afkomstig zijn van een werkend e-mailadres en niet van een ‘no reply’-adres. Tip: verstuur nieuwsbrieven vanaf een apart (werkend) mailadres, met een automatisch antwoord met de contactgegevens van de klantenservice. Zo kunnen mensen wel reply-en, maar krijgt u niet alle fout- en out-of-office-meldingen op de nieuwsbrief in uw eigen mailbox.

4. Openheid over de frequentie
Het is verplicht om mensen bij de inschrijving op een nieuwsbrief te melden hoe vaak ze mail kunnen verwachten. Tip: als u nog niet weet hoeveel nieuwsbrieven u gaat versturen, geef dan een maximumaantal per jaar/maand door.

5. Geen automatisch vinkje
Mensen moeten zich actief aanmelden voor de nieuwsbrief. Het vinkje voor toestemming mag niet standaard aan staan bij een bestelling of prijsvraag. Deze regel bestond overigens al.

6. Aanmelding niet verstoppen
De aanmelding voor een nieuwsbrief mag niet verstopt mag zitten in de algemene voorwaarden of het privacy statement, waarmee een gebruiker akkoord moet gaan.

7. Eenvoudig afmelden
Afmelden voor nieuwsbrieven moet simpel zijn, direct te doen en zo snel mogelijk worden verwerkt. Daarnaast moet u ontvangers laten weten waarvoor ze zich uitschrijven en wat ze nog wel blijven ontvangen.

8. Kleine bijlagen
De bijlagen voor reclame via een e-mail mogen samen niet groter zijn dan 150 kb. Denk bij bijlagen bijvoorbeeld aan folders, catalogi of magazines. Tip: Het beter om helemaal geen bijlagen mee te sturen, aangezien die de kans vergroten dat het bericht als spam wordt aangemerkt. Stuur een link mee waarmee de folder kan worden gedownload.

9. Duidelijk over downloads
Als een mail een link naar een te downloaden bestand bevat, moet de omvang en het type bestand zijn aangegeven. De ontvanger moet weten wat hij gaat downloaden, en niet door een groot bestand worden verrast.

10. Andere mails
Deze nieuwe regels gelden niet voor e-mails met een orderbevestiging, een wijziging in de voorwaarden of een bericht over de verzending van een product. Hierin mag echter géén reclame worden meegestuurd.