Automatisering: wel/niet

Automatisering blijft een heet hangijzer in de schoenmodedetailhandel. Toch blijkt voor de meeste ondernemers dat de automatisering van de voorraad- en orderadministratie inmiddels onmisbaar is. Maar er zijn ook detaillisten die het hebben geprobeerd en er bewust mee zijn gestopt. Schoenvisie vroeg verschillende ondernemers en schoenenketen Van Haren naar hun automatiseringsgraad.

 

WEL

Jan Peters, eigenaar Kim's Schoenenmode, Huissen

 

Wat is er geautomatiseerd en wat niet?

"De voorraad/order-administratie en de kassa. De kassa is niet aangesloten op de voorraad."

 

Waarom is automatisering noodzakelijk?

"Ik kan hierdoor de collectie up to date houden en in een oogopslag zien welke artikelen het wel of niet goed doen. Hierdoor houd ik mijn rendement beter bij. Daarnaast scheelt het tijd. Vroeger moest je alles handmatig tellen; nu druk je op een knop en heb je een overzicht."

Welk systeem gebruikt u?

"Mijn schoonzoon heeft zelf een systeem gebouwd, hij is IT-specialist. Het loopt op Windows en ik gebruik het programma Excel."

 

Wat zijn de voordelen?

"Het grootste voordeel is dat het tijd scheelt."

 

Zijn er eventueel ook nadelen?

"Door een gebrek aan kennis is het vaak moeilijk te bepalen wat je nodig hebt. Ik heb het uiteindelijk door mijn schoonzoon laten doen. Hij is een IT-specialist en heeft voor mij een systeem gebouwd. Ik vond het bij andere leveranciers vaak lastig te bepalen wat wel of niet goed was. En de investering vond ik dan best hoog; 15.000 euro is niets. Nu was ik klaar voor 800 euro."

 

Hoeveel tijd neemt het automatiseringswerk in beslag, hoeveel medewerkers zijn er mee bezig?

"Ik ben er een uurtje mee bezig per dag. De administratie kost hooguit drie uur. Dat doe ik zelf."

Wat zijn de kosten per maand voor helpdesk, updates etc. (excl. hardware)?

"Ik heb geen kosten. Als er iets is, vraag ik het mijn schoonzoon en dan is het zo gepiept. Tot nu toe heb ik echter geen problemen gehad."

 

Wat is de grootste ‘ergernis' als het gaat om automatisering (van u en/of medewerkers)?

"Ik zou het niet kunnen bedenken."

 

Zou uw zaak ook zonder kunnen?

"Niet meer. De voorraad met de hand tellen kost zoveel tijd; dat kan en wil ik niet meer."

 

Doet u aan promotie/marketing via nieuwe media (sms, website, elektronische nieuwsbrieven etc.) en wat levert dat op?

"We hebben alleen een website, die ingezet wordt om informatie te geven. Aan mailen en smssen doen we niet. Onze klant stelt persoonlijk contact op prijs."

 

Heeft uw zaak een webwinkel, zijn daar wel plannen voor?

"Nee, en ik zal daar ook nooit mee beginnen. Ik vind het te ingewikkeld. Ons beleid is een hoge service bieden en dat kan naar mijn mening alleen in de winkel. Dan heb je persoonlijke contact en kun je wat betekenen voor de klant."

 

WEL

 

Rene Donkers, mede-eigenaar van Ab Donkers, met vijf filialen in Haarlem, Alkmaar, Den Haag, Laren en Amsterdam

 

Wat is er geautomatiseerd en wat niet?

"Alles. De voorraad al zeker twintig jaar, de administratie sinds de jaren '90 en de kassa's en het intranet vanaf 2000."

 

Waarom is automatisering noodzakelijk?

"Je kunt de overheadkosten dan zo laag mogelijk houden. Daarnaast werkt het prettig en sneller. In een filiaalbedrijf kun je er ook niet omheen; je moet heel snel kunnen zien wat er op voorraad is en hoe de goederenstroom verloopt."

 

Welk systeem gebruikt u?

"Voor de voorraad hebben we Retaillium van ACA (de oude versie), voor de kassa  het Open Store-systeem met touchscreen, de financiële administratie is uitbesteed aan de accountant en die gebruikt het programma King, de salarisadministratie is ook uitbesteed en wordt bijgehouden in ADP en de urenadministratie wordt bijgehouden door Manus Plus."

 

Wat zijn de voordelen?

"Je hebt op elk moment een goed en feitelijk juist overzicht. Alles is geregistreerd. Daarnaast houden we de overhead laag; het scheelt namelijk personeel."

 

Zijn er eventueel ook nadelen?

"Het kost geld."

 

Hoeveel tijd neemt het automatiseringswerk in beslag, hoeveel medewerkers zijn er mee bezig?

"We hebben alles uitbesteed aan ACA en aan een bedrijf dat de server beheert. Het kost ons dus bijna geen werk."

 

Wat zijn de kosten per maand voor helpdesk, updates etc. (excl. hardware)?

"Tussen de 500 en 600 euro per maand."

 

Wat is de grootste ‘ergernis' als het gaat om automatisering (van u en/of medewerkers)?

"In het begin moet je even wennen hoe het werkt, maar als het eenmaal loopt, loopt het. We hebben ook nog nooit gedoe gehad. Ergernissen zijn ons dus bespaard gebleven."

 

Zou uw zaak ook zonder kunnen?

"Absoluut niet. Dan zouden we veel meer personeel moeten hebben om alles handmatig voor elkaar te krijgen. Een enorme stap terug in de tijd; dat gaan we dus niet doen."

Doet u aan promotie/marketing via nieuwe media (sms, website, elektronische nieuwsbrieven etc.), wat levert dat op?

"We hebben een website, daarop zetten we foto's van de collectie en geven we andere informatie. Op sms of email zit ons type klant niet te wachten. Onze klanten zijn echt winkel-minded."

 

Heeft uw zaak een webwinkel, of zijn daar plannen voor?

"Nee en ik geloof er ook niet in, in ons segment. Wel zie je dat klanten websites gebruiken om te zien wat het aanbod zoal is, maar ze willen het zien en passen in de winkel. Voor standaard artikelen is het denk ik ook geschikt, maar die verkopen wij bijna niet."

 

 

WEL

 

Mart Moolen, eigenaar De Stapper in Tilburg

 

Wat is er geautomatiseerd en wat niet?

"De voorraad, de kassa (in- en verkoop) en de administratie (via de accountant)."

 

Waarom is automatisering noodzakelijk?

"Je hebt veel meer overzicht. Je weet beter en sneller wat wel en niet goed verkoopt en kunt dus sneller bijsturen. Ook is het beter om je budgettering in de gaten te houden."

Welk systeem gebruikt u?

"Het Swis-systeem. Ik ben daar zo'n negen jaar geleden via-via aangekomen en heb inmiddels de vierde versie van dit systeem."

 

Wat zijn de voordelen?

"Het overzicht en de kennis die de cijfers je geven. Je bent korter op de les en kunt snel ingrijpen als de omzet of je rendement achteruit gaat."

 

Zijn er eventueel ook nadelen?

"Je moet er heel nauwkeurig mee bezig zijn. Anders werkt het niet. Dat moet je vooraf goed beseffen."

 

Hoeveel tijd neemt het automatiseringswerk in beslag, hoeveel medewerkers zijn er mee bezig?

"Het invoeren van de orders en de administratie kost ongeveer twee uur per dag."

 

Wat zijn de kosten per maand voor helpdesk, updates etc. (excl. hardware)?

"Zo'n 70 tot 75 euro per maand."

 

Wat is de grootste ‘ergernis' als het gaat om automatisering (van u en/of medewerkers)?

"Als het niet werkt door een storing of als het systeem niet doet wat jij wilt. In de praktijk valt dat bij ons echt mee. Ik heb bijna geen problemen."

Zou uw zaak ook zonder kunnen?

"Nee, ik ben ervan overtuigd dat ik hierdoor beter kan ondernemen."

 

Doet u aan promotie/marketing via nieuwe media (sms, website, elektronische nieuwsbrieven etc.) en wat levert dat op?

"We hebben een website en daarnaast maken we gebruik van de algemene site Tilburg.com, waar we acties of aanbiedingen op plaatsen. Nieuwsbrieven en sms-acties zetten we (nog) niet in."

 

Heeft uw zaak een webwinkel, of zijn daar plannen voor?

"Nee, en ik zal dat ook niet gaan opzetten. Ik vind een webwinkel en het product schoen gewoon niet bij elkaar passen. En al helemaal niet als ik dat dan naast mijn winkel ga doen."

 

 

WEL

 

Robert Vos, financieel directeur

vanHaren Schoenen BV

 

Wat is er geautomatiseerd en

wat niet?

"vanHaren heeft een hoge graad van automatisering, zowel de voorraadadministratie als ook de kassa's. Het kassasysteem is vorig jaar september compleet vernieuwd. Tegelijkertijd is de infrastructuur in de winkels vernieuwd naar een adsl-ip    infrastructuur. 

  

Waarom is automatisering

noodzakelijk?

"Het is noodzakelijk vanwege de efficiency, je maakt alles inzichtelijk en transparant. De aansturing en controle van de business wordt hiermee geoptimaliseerd."

 

Wat zijn de voordelen van de diverse systemen die worden gebruikt?

"Je hebt een hogere efficiency van de processen (inkoop, verkoop) en lagere kosten. De informatie die nodig is, is beschikbaar en ook op elk moment.

 

Zijn er eventueel ook nadelen?

"Je bent natuurlijk afhankelijk van de systemen. De risico's kun je echter wel ondervangen door een goede oplossing in te zetten voor backup-systemen."

 

Hoeveel tijd neemt het automatiseringswerk in beslag, hoeveel 

medewerkers zijn er fulltime mee bezig? Hoe is het gestructureerd?

"In totaal zijn er bij vanHaren vier medewerkers werkzaam op ICT afdeling: twee personen (systeembeheerder en assistent) zijn verantwoordelijk voor systeembeheer en alles wat hier direct of indirect mee samenhangt, inclusief de werkzaamheden voor het intranet en internet. De andere twee personen zijn verantwoordelijk voor kassa-support/helpdesk voor de winkels, alsmede standby dienst buiten kantoortijden. De ERP-systemen (o.a. SAP) draaien bij onze moedermaatschappij Deichmann (Duitslands grootste schoenenleverancier in Essen, waar ook de nodige expertise aanwezig is. Deichmann zoekt steeds naar de meest optimale ICT-oplossingen op Europees niveau, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met lokale eisen en wensen, alsook lokale wetgeving. Er is dus regelmatig overleg met de ICT collega's van Deichmann.  

 

Wat is de grootste ‘ergernis' als het gaat om automatisering (van u 

en/of medewerkers)?

"Storingen van pc's of kassa's leiden al snel tot irritatie. Een goede opvolging-service van de afdeling ICT is belangrijk om irritatie te voorkomen dan wel te beperken."

 

Zou een bedrijf als vanHaren ook zonder kunnen?

"Nee, is absoluut ondenkbaar."

Doet vanHaren aan promotie/ marketing via nieuwe media (sms,  website, elektronische nieuwsbrieven etc.); zo ja, welke en wat levert het op?

"De website wordt continu verder ontwikkeld, verbeterd en voorzien van nieuwe informatie. Dit is zowel informatief alsook commercieel. Momenteel wordt hard gewerkt aan een digitale nieuwsbrief. Bezoekers van de website kunnen zich hiervoor aanmelden en ontvangen gratis en vrijblijvend de laatste nieuwtjes en aanbiedingen. Smsacties zetten we nog niet in."

 

vanHaren heeft nog geen webwinkel, zijn daar wel plannen voor?

"Onze moedermaatschappij Deichmann heeft al wel een webwinkel operationeel en is hier succesvol mee. Samen met Deichmann en op basis van de ervaringen onderzoeken we momenteel de mogelijkheden voor vanHaren. Op dit moment is er echter nog niets concreet."

 

 

WEL

Gedeeltelijk

Jan Peter Hofstee, eigenaar Hofstee in Laren

 

Wat is er geautomatiseerd en wat niet?

"Alleen de kassa en de administratie. Zo'n vijftien jaar geleden heb ik ook een systeem gehad voor de voorraad en inkoop, maar daar ben ik na twee jaar mee gestopt."

 

Waarom is automatisering

noodzakelijk?

"Als je kijkt naar de kassa en de administratie ben ik er van overtuigd dat je dat zonder automatisering niet meer kan. Je hebt goede overzichten, kunt zien wat er per groep is verkocht, zodat je beter kunt vergelijken. De administratie is gekoppeld aan je betalingen, die je meteen kunt verrichten middels internetbankieren. Kijkend naar de voorraad en inkoop denk ik dat het niet nodig is, als je slechts één winkel hebt. Bij meer dan een winkel ontkom je er niet aan, maar ik heb het dus niet nodig."

 

Waarom bent u ermee gestopt?

"Ik ben ermee begonnen op advies van mijn inkoopvereniging. Maar in de praktijk bleek ik er totaal niet handig in en ik vond het ook helemaal niet leuk. Ook vond ik het moeilijk om het aan mijn medewerkers uit te leggen. Het vervangen van een printerrol stuitte al op problemen. De voorraad moet je daarnaast ook invoeren en dat moet je heel secuur doen. Ik liet dat nog wel eens liggen en dan was het uiteindelijk heel veel werk om het te verwerken. Ook ontdekte ik fouten en dus vertrouwde ik het programma niet. Alles bij elkaar opgeteld vond ik het teveel gedoe en leverde het me te weinig op. Na twee jaar heb ik dat programma eruit gezet en ben ik de inkoop en voorraad weer handmatig gaan doen."

 

Wat was de grootste ‘ergernis'?

"Omdat ik het niet leuk vond en ik er ook weinig van begreep, zorgde dat voor de nodige frustraties. Daar heb ik nu geen last meer van. Ook heb ik het gevoel dat ik meer grip heb op mijn zaak. Als de maten 8, 9 en 10 van de zwarte brogue van Van Bommel op zijn, maar ik zie wel dat in die maten de zwarte brogue van Van Lier nog volop aanwezig is, dan moeten we daar aandacht aan geven. In mijn magazijn zie ik dat in een oogopslag; terwijl ik dat uit de computer niet had gehaald."

 

Hoe lang was u ermee bezig?

"Om het goed op de rit te houden, was ik drie ochtenden bezig. Die tijd kan ik nu besteden aan andere werkzaamheden, zoals het personeel bepaalde vakkennis bijbrengen en bezig zijn met reclame en publiciteit. Veel nuttiger, toch?"

 

Uw zaak kan dus prima zonder?

"Begrijp me goed; ik zie de voordelen wel, maar die vallen grotendeels weg als je maar een winkel hebt. Daarnaast is het zo dat systemen om de zoveel tijd moeten worden geüpdate. Daar hoor ik collega's wel eens over en dan zijn ze weer 10.000 euro of meer verder. Met die update loopt het dan ‘echt zoals het moet'. De jaren daarvoor hebben ze dan dus met een systeem gewerkt dat eigenlijk niet voldeed. Ik zet daar mijn vraagtekens dus bij. Maar ik begrijp wel dat nieuwe generaties onmiddellijk over gaan op automatisering. Zij zijn er ook mee opgegroeid, voor hen is het meer een vanzelfsprekendheid. Dat zal mijn tijd echter wel duren." 

 

Doet u aan promotie/marketing via nieuwe media (sms, website, elektronische nieuwsbrieven etc.) en wat levert dat op?

"We hebben een website, die ik puur zie als visitekaartje van de winkel. De website mag wel wat verbeteren; we moeten er nieuwe foto's opzetten. Dat is wel een aandachtspunt. We hebben een keer een nieuwsbrief gedaan, maar daar zit verder geen regelmaat in. Grootste probleem is de tijd."

 

Heeft uw zaak een webwinkel, of zijn daar plannen voor?

"Nee, dat laat ik zeker aan de volgende generatie over."

 

 

NIET

Loes Oxener,

mede-eigenaar Oxener in winterswijk

 

 

Wat is er geautomatiseerd

en wat niet?

"Helemaal niets. Wel hebben we een automatiseringssysteem gehad van 1999 tot 2001."

 

Wat was dit voor systeem

en waarom begon u ermee?

"Iedereen zei dat je dat toch wel moest hebben als ondernemer; zowel collega's als inkoopverenigingen en je las het ook veel in vaktijdschriften. Dat beïnvloed je en daarom kies je er op een gegeven moment voor. Wij hebben na een rondgang van leveranciers gekozen voor een systeem van Unisoft. Dat ging om een voorraadprogramma. De kassa was daar verder niet op aangesloten."

 

Waarom bent u ermee gestopt?

"Ik vond dat ik uiteindelijk toch veel tijd kwijt was met het invoeren van de voorraad. Ik zeg er wel eerlijk bij dat ik er ook niet al te nauwkeurig mee omging. Daarom sluipen er toch fouten in. Overall vond ik het ook teveel gedoe. Soms klopten gegevens niet en dan was het een hele klus, die gepaard ging met veel frustraties, om het weer correct te krijgen. Ik hoef ook niet elk uur van de dag te weten wat de omloopsnelheid is van een bepaald artikel. En door gewoon met m'n eigen ogen mijn voorraad te bekijken en wat er in de opruiming gaat, heb ik voldoende informatie voor het nieuwe inkoopseizoen. Ik had daar dus een beter gevoel bij dan bij het systeem."

 

Hoeveel tijd neemt het automatiseringswerk in beslag, hoeveel medewerkers waren er mee bezig?

"Ik was soms drie dagen bezig met het invoeren van de nieuwe collectie. Naast mij waren er nog twee medewerkers die met het systeem konden werken."

 

Inmiddels wordt de roep om processen in de winkel te automatiseren alleen maar sterker, twijfelt u niet dat u de juiste keuze heeft gemaakt om er toen mee te stoppen?

"In het begin was ik daar best onzeker over. Maar nu ben ik ervan overtuigd dat het de juiste keuze is voor mij en mijn bedrijf. Ik heb één winkel en de voorraad en inkoop zijn daardoor heel overzichtelijk. Het bespaart mij en m'n team veel frustraties en ergernissen vanwege een gebrek aan kennis en de wil om ermee te werken. En het bespaart ook kosten. Die kan ik in de winkel steken en dat levert me veel meer op."

 

Uw zaak kan dus prima zonder?

"Zeker weten. Dat neemt niet weg dat het voor andere ondernemers wel heel goed kan werken hoor. Ik vond en vind het gewoon teveel gedoe en daarnaast wegen de baten niet op tegen de kosten."

 

Doet u aan promotie/marketing via nieuwe media (sms, website, elektronische nieuwsbrieven etc.) en wat levert dat op?

"We hebben sinds drie jaar een website, die puur informatief wordt ingezet. Elk half jaar zorgen we ervoor dat er nieuwe foto's op komen te staan, zodat klanten een goed beeld hebben van het nieuwe seizoen en ons aanbod. Nieuwsbrieven en sms-acties is voor ons en onze klanten ook een brug te ver." 

 

Heeft uw zaak een webwinkel, of zijn daar plannen voor?

"Nee, en we beginnen daar ook niet aan. Het werken op de winkelvloer is het leukst, dat wil ik blijven doen."

 

 

WEL

Marcel Jonker, Jonker Schoenen in Coevorden

 

Wat is er geautomatiseerd en wat niet?

"De voorraad (sinds twaalf jaar), de kassa, de inkoop- en orderadministratie (vanaf 2002). Alles is ook aan elkaar gekoppeld."

 

Waarom is automatisering noodzakelijk?

"Voorheen werd alles in- en afgeboekt met de hand. Ik vond het handiger en meer toekomstgericht om alles geautomatiseerd te laten verlopen. Je hebt een veel duidelijker overzicht van de verkoopstroom en je weet echt wat je goede artikelen zijn. Soms denk je dat een bepaalde schoen goed loopt, maar feitelijk blijkt dat dan toch heel anders te liggen."

 

Welk systeem gebruikt u?

"Het is een op maat gemaakt systeem dat door SW Retail is gebouwd. Een vriend van mij heeft dat bedrijf opgezet en mij er warm voor gemaakt. Omdat het systeem specifiek aan mijn wensen voldoet, voldoet het dus ook echt aan mijn verwachtingen."

 

Wat zijn de voordelen?

"Een duidelijk overzicht, dat feitelijk klopt. Daarnaast werkt het veel sneller en efficiënter."

 

Zijn er eventueel ook nadelen?

"Als er een storing optreedt. De database staat op een server en die is verbonden met een website. Die kan wel eens uit de lucht zijn en dan kun je helemaal niets meer. Dat gebeurt echter heel erg weinig, als het veel is, twee keer per jaar. Ik hang dan natuurlijk meteen aan de telefoon bij SW Retail en zij lossen het dan ook heel snel op." 

 

Hoeveel tijd neemt het automatiseringswerk in beslag, hoeveel medewerkers zijn er mee bezig?

"Ongeveer een uur per dag. Wanneer de orders moeten worden verwerkt kost dat een paar dagen en dan doe je dat in de rustiger uren. Naast mijzelf zijn er twee medewerkers die ook kunnen invoeren of kleine problemen kunnen oplossen. Daarnaast kan iedereen met de kassa overweg."

 

Wat zijn de kosten per maand voor helpdesk, updates etc. (excl. hardware)?

"Ik heb geen kosten. Het servicecontract is kosteloos. Maar dat zal ongetwijfeld ook zo zijn omdat de directeur van SW Retail een bekende is."

 

Wat is de grootste ‘ergernis' als het gaat om automatisering (van u en/of medewerkers)?

"Als het systeem eruit ligt. Daarnaast moet je, zeker in het begin, wennen aan het feit dat je afhankelijk bent van iemand anders als er iets niet werkt. In het begin wil je dingen zelf oplossen, maar daarvoor is het te complex. Als ondernemer wil je het liefst alles in eigen hand houden; in dit geval kun je het toch beter aan de echte specialisten overlaten."

 

Zou uw zaak ook zonder kunnen?

"Zonder een kassasysteem zou ik nog wel kunnen werken, maar buiten een voorraad en orderadministratie-systeem kan ik echt niet meer."

 

Doet u aan promotie/marketing via nieuwe media (sms, website, elektronische nieuwsbrieven etc.) en wat levert dat op?

"Ik heb een website waar informatie op staat en daarnaast heb ik twee jaar geleden een online shop geopend, schoenendirect.nl.

 

Waarom ook een webwinkel?

"Ik geloof in e-commerce als nieuw verkoopkanaal, naast mijn ‘normale' winkel. Ik koop zelf ook graag op internet en ik denk dat consumenten daar steeds meer voor in zijn. In 2006 heb ik de webwinkel in de markt gezet en veel aandacht besteed aan zoekmachinemarketing, zodat de consument ons ook vindt. In 2007 zag je dat de populariteit toenam en inmiddels kan ik spreken van een lichte plus. Het is niet zo dat ik van de webwinkel alleen zou kunnen leven. Beide verkoopkanalen versterken elkaar juist."